Досвід команди Soft Industry Alliance на конференції Web Summit 2019: враження та лайфхаки

ГоловнаНовиниДосвід команди Soft Industry Alliance на конференції Web Summit 2019: враження та лайфхаки

З 4 по 7 листопада 2019 у Лісабоні пройшов Web Summit – наймасштабніша IT-конференція Європи.

Про те, що таке Web Summit, і про наші плани вперше туди поїхати ми писали раніше.

Відразу після повернення голова йшла обертом від інформації та вражень. І ось, нарешті, коли все вляглося і з’явилося трохи вільного часу, ми хочемо розповісти про отриманий досвід.

Як ми готувалися до поїздки на Web Summit

Команда розпочала підготовку за 2 місяці. Зараз можемо сказати, що це досить небагато часу. Один з наших колег приєднався до команди за 1 місяць до конференції, і за його словами, це вже критично мало.

Організаційні моменти

Сюди входила купівля квитків на Web Summit, авіаквитків, бронювання житла.

По дорозі в Лісабон ми зіткнулися з форс-мажорною ситуацією, коли довелося поміняти квитки на автобус з Мадрида. У підсумку приїхали пізніше, ніж розраховували. Добре, що у нас був час в запасі.

Лайфхак 1: Якщо є можливість, приїжджати хоча б за день до початку, щоб у разі непередбачених обставин у вас все одно був час спокійно поселитися, перепочити та освоїтися. Попереду 4 дуууже насичених дня.

Лайфхак 2: По приїзду в Лісабон радимо купити місцеві сім-карти. У самому павільйоні Altice Arena, де проходить Web Summit, не було проблем з Wi-Fi, але ось за межами павільйону з цим було складно, і мобільний інтернет дуже виручав.

Орієнтуватися в місті було нескладно, але ми спеціально вибирали житло недалеко від місця проведення конференції. Ми часто користувалися Uber – якщо їхати компанією, це обійдеться не набагато дорожче, ніж метро.

Промо матеріали

Спеціально для Web Summit ми оновили презентацію компанії, підготували портфоліо за сферами бізнесу та візитівки учасникам команди.

Крім стандартних матеріалів спеціально для поїздки ми знайшли кілька міні-принтерів, щоб після зустрічі можна було надрукувати спільне фото і тут же вручити його своєму візаві. Це допомагало запам’ятовуватися.

У нас були і брендовані подарунки. Ми розуміли, що вони навряд чи будуть доречні в метушні павільйону, зате при відвідуванні офісів партнерів в Лісабоні невеликі подарунки стали в нагоді.

Для потенційних клієнтів ми розробили спеціальну пропозицію на наші послуги у вигляді електронного сертифіката, який ми висилали після спілкування на конференції.

Також за місяць до Web Summit ми анонсували свою поїздку і почали постити в соцмережах невеликі публікації про цю конференцію, створили онлайн-календар для бронювання зустрічей.

Опрацювання потенційних лідів

Пошук і відбір контактів, аналіз інформації про них, підігрів інтересу до наших послуг і бронювання зустрічей – це було найоб’ємнішою частиною нашої підготовки.

Ми не планували виставлятися зі стендом і розуміли, що не варто розраховувати тільки на спілкування і пошук контактів «в полях». Завдання полягало в тому, щоб Web Summit став майданчиком для конкретної розмови про співпрацю і особистої зустрічі з потенційними партнерами.

Лайфхак 3: Щоб провести реальні бізнес-зустрічі, важливо починати шукати контакти за кілька місяців. Якщо пишеш людині за тиждень, шансів домовитися про зустріч мало, хіба що «втиснутися» на 5 хвилин між іншими заздалегідь обумовленими зустрічами.

Лайфхак 4: Якщо ви хочете подивитися, як представлені стенди відомих компаній, складіть їх список заздалегідь.

Атмосфера і нетворкінг на Web Summit

Ми знали про те, що конференція Web Summit величезна. Але запевняємо, як би ви не готувалися, якщо ви їдете вперше – масштаб вразить і в перший день зіб’є з пантелику. Зате на другий день починаєш приходити в себе і кайфувати від усього. І від черг, де можна легко почати розмову з абсолютно будь-якою людиною, і від великої кількості стендів, і від яскравих персонажів, і від космополітичної атмосфери.

Комунікація на саміті максимально спрощена. Всі розуміють, що час обмежений і немає сенсу робити довгі підводки. Привіт – Чому тут? – розмова будується максимально просто. Учасники намагаються відразу дізнатися хто ти, щоб знати, витрачати на тебе більше часу або ні.

При тому, що більшість сюди приїжджає знайти ідеї/гроші/людей, тут не прийнято активно продавати. У цьому сенсі бути новачком на Web Summit було непогано. Коли говориш, що вперше тут і приїхав подивитися, це допомагає не виглядати так, ніби ти щось хочеш «впарити», і розмова виходить більш відкритою.

Колег з України було багато. На церемонії відкриття сказали, що українська спільнота було однією з найчисленніших. При цьому українського стенду цього року поки не було, хоча ми бачили стенди різних країн: Польща, Катар, Швейцарія, Голландія, Франція, Саудівська Аравія.

Великі компанії робили незвичайні стенди, додавали шоу й інтертеймент. Наприклад, відома в області CRM-продуктів компанія SAP зробила біля стенду баскетбольне поле, де можна було розважитися, закидаючи м’ячі.

Презентації ми практично не відвідували, тому що вирішили їх дивитися вже в запису і розставити пріоритети на користь нетворкінгу. Вільного часу в принципі не було.

Лайфхак 5: Радимо починати день з перегляду стартапів, поки учасники на стендах ще не «напітчились» і не втомлені. Спілкування зі стартаперами дає можливість побачити тренди, зрозуміти які індустрії і технології зараз активніше розвиваються, побачити нові ідеї. Ближче до полудня і до вечора можна призначати зустрічі, де можна разом випити кави або поїсти.

Лайфхак 6: Плануйте час і місце зустрічей з урахуванням того, що перехід з локації на локацію може зайняти 15-30 хвилин. Знайтися в цьому величезному мурашнику іноді непросто, але це теж можливість пройти перший бар’єр в спілкуванні.

Неформальний вечірній нетворкінг на Night Summit також дуже важливий, зав’язуються корисні знайомства, в розслабленій атмосфері простіше знайти спільні інтереси, вибудувати особистий контакт, а вже на наступний день зустрітися обговорити можливу співпрацю.

Q&A: відповідають учасники команди

  1. Як бути ефективним на заході на 70 000 учасників?

  2. Головний лайфхак з підготовки, який ви не врахували, але використаєте в наступному році?

  3. Які ключові tech тренди цього року?

  4. Навіщо їхали і чи виправдав Web Summit ваші очікування? Найцінніший тейкевей.

  5. Який трек передає атмосферу Web Summit?

Іра, Business Development Manager

  1. 70 тис. людей – це не так багато, якщо добре знаєш свою ЦА. Багато людей при першому погляді відсівається, ще більше при уважному вивченні. Тому потрібно не розпилятися, а витрачати час тільки на те спілкування, яке може вести до партнерства.
  2. Почати відбирати контакти ще раніше і ще скрупульозніше. Скоротити тривалість зустрічей до 20 хв., щоб встигнути більше.
  3. Тренди – Блокчейн і ШІ. Але зрозуміло, що цим вже не здивуєш, і що ринок вже перенасичений.
  4. Так, поїздка себе виправдала. Їхали за гарячими лідами. Я розмовляю норвезькою, і мені це дуже допомогло в спілкуванні зі скандинавськими партнерами.
  5. Apashe – The Good The Bad & The Fake

Ігор, Strategic Partnership Manager

  1. Холодна голова, абсолютна ясність намірів. І тоді кількість учасників не має значення.
  2. На щастя, мною все було враховано.
  3. AI для чого-завгодно.
  4. Очікування виправдалися сповна. Тейкевей: Get up! Dress up! Show up! And Never Give Up!
  5. Sam & Dave – Hold On I’m Coming

Яна, Business Development Executive

  1. На заході такого масштабу потрібно врахувати, що будеш багато ходити, тому потрібне суперзручне взуття. Це допоможе зберегти особистий комфорт і зменшить втому в наступні дні. Ефективності додасть підготовка, проведена заздалегідь. Розвідати масштаби можна за картами, дізнатися хто і звідки їде за списками відвідувачів в офіційному додатку, провести попередні зустрічі і т.д.
  2. Якщо ви sales, не беріть багато роздаткового матеріалу, краще все в електронному вигляді на планшеті. Якщо носити з собою важкий рюкзак по величезній території, під кінець дня вже не залишиться сил.
  3. Так як ми їздили вперше, складно оцінювати тренди і те, наскільки вони змінилися в порівнянні, наприклад, з минулим роком. Дивилася на ті індустрії, на яких фокусується наша компанія. Запам’яталися інтерактивні продукти в сфері Hospitality.
  4. Метою було відчути ІТ-ринок, оцінити свої сильні і слабкі сторони, поєднуючи з новими знайомствами і бізнес-зустрічами. Основним тейкевеем я б назвала навичку «орієнтуйся на місці та не пропусти можливостей».
  5. The Script – Hall of Fame ft. will.i.am

Андрій, Delivery Manager

  1. Конференція – це хороше поле для пошуку потрібних людей, всі приїхали з якоюсь метою, тут велика ймовірність знайти те, що тобі треба. Щоб не розгубитися в такому мурашнику, потрібно бути зібраним, але при цьому відкритим і на легкій хвилі. Якщо зустріч запланована, відразу зазначати мету, говорити конкретику, дотримуватися таймлайну зустрічей.
  2. У команді ми працювали порізно, і підводили загальні підсумки дня тільки ввечері. При цьому я працював в парі з колегою, яка перебувала в цей час в українському офісі. Все вийшло, як заплановано. Момент, який не врахували – заздалегідь мати готові шаблони follow up листів, які доводилося відправляти у великій кількості: «чудово зустрілися, давайте тримати контакт, профіль в лінкедін, бриф про компанію».
  3. Було багато рішень, пов’язаних з навігацією, логістикою, доставкою, часто звучали Internet of Things, AR, AI. Блокчейн на хайпі – приблизно 60% від усіх стартапів використовують цю технологію.
  4. Web Summit – важливий захід у tech-світі, який вартий відвідування. Найцінніший тейкевей – це драйв і контакти, з якими я продовжую працювати вже після конференції.
  5. Old Gods of Asgard – Take Control

Підсумки

Відвідування Web Summit – це не бюджетний захід, навіть якщо ви їдете без стенду. Але поїздка виправдовує витрати і зусилля, якщо добре готуватися і їхати з конкретною метою.

Починати готуватися оптимально за півроку до конференції. Таким чином можна отримати хороші ціни на квитки, знайти і «підігріти» майбутні контакти, спокійно підготувати промо матеріали.

Подібні заходи – це хороший тімбілдінг, навіть якщо ви не працюєте над одним конкретним продуктом і у вас немає стенду. Щоб швидко приймати рішення в різних ситуаціях, важливо домовитися «на березі» про те, хто за які завдання буде відповідати. Досвід поїздки на Web Summit стане в нагоді вам при відвідуванні будь-якої великої глобальної конференції.

Значна частина роботи відбувається після повернення – контакти й особисті знайомства працюють за умови грамотного follow up.

До зустрічі на Web Summit 2020!

 

Є ідея?

Зробіть перший крок до нових можливостей

Зв’яжіться з нами, щоб обговорити варіанти реалізації. Ви отримаєте безкоштовну консультацію та оцінку робіт.