Опыт команды Soft Industry Alliance на конференции Web Summit 2019: впечатления и лайфхаки

ГлавнаяНовостиОпыт команды Soft Industry Alliance на конференции Web Summit 2019: впечатления и лайфхаки

С 4 по 7 ноября 2019 в Лиссабоне прошел Web Summit – самая масштабная IT-конференция Европы.

О том, что такое Web Summit, и о наших планах впервые туда поехать мы писали ранее.

Сразу после возвращения голова шла кругом от информации и впечатлений. И вот, наконец, когда все улеглось и появилось немного свободного времени, мы хотим рассказать о полученном опыте.

Как мы готовились к поездке на Web Summit

Команда начала подготовку за 2 месяца. Сейчас можем сказать, что это достаточно сжатые сроки. Один из наших ребят присоединился к команде за 1 месяц до конференции, и по его словам это уже критично мало.

Организационные моменты

Сюда входила покупка билетов на Web Summit, авиабилетов, бронирование жилья.

По дороге в Лиссабон мы столкнулись с форс-мажорной ситуацией, когда пришлось поменять билеты на автобус из Мадрида. В итоге приехали позже, чем рассчитывали. Хорошо, что у нас было время в запасе.

Лайфхак 1: По возможности приезжать хотя бы за день до начала, чтобы в случае непредвиденных обстоятельств у вас все равно было время спокойно поселиться, передохнуть и освоиться. Впереди 4 ооочень насыщенных дня.

Лайфхак 2: По приезду в Лиссабон советуем купить местные сим-карты. В самом павильоне Altice Arena, где проходит Web Summit, не было проблем с Wi-Fi, но вот за пределами павильона с этим было сложно, и мобильный интернет очень выручал.

Ориентироваться в городе было несложно, но мы специально выбирали жилье недалеко от места проведения конференции. Мы часто пользовались Uber – если ехать компанией, это обойдется ненамного дороже, чем метро.

Промо материалы

Специально для Web Summit мы обновили презентацию компании, подготовили портфолио с разбивкой по сферам бизнеса и визитки участникам команды.

Кроме стандартных материалов специально для поездки мы нашли несколько мини-принтеров, чтобы после встречи можно было напечатать совместное фото и тут же вручить его человеку. Это помогало запоминаться.

У нас были и брендированные подарки. Мы понимали, что они вряд ли будут уместны в суете павильона, зато при посещении офисов партнеров в Лиссабоне небольшие подарки пригодились.

Для потенциальных клиентов мы разработали спецпредложение на наши услуги в виде электронного сертификата, который мы высылали после общения на конференции.

Также за месяц до Web Summit мы анонсировали свою поездку и начали постить в соцсетях небольшие заметки об этой конференции, создали онлайн-календарь для бронирования встреч.

Проработка потенциальных лидов

Поиск и отбор контактов, анализ информации о них, подогрев интереса к нашим услугам и бронирование встреч – это было самой объемной частью нашей подготовки.

Мы не планировали выставляться со стендом и понимали, что не стоит рассчитывать только на общение и поиск контактов «в полях». Задача стояла в том, чтобы Web Summit стал площадкой для конкретного разговора о сотрудничестве и личной встречи с потенциальными партнерами.

Лайфхак 3: Чтобы провести реальные бизнес-встречи, то важно начинать искать контакты за несколько месяцев. Если пишешь человеку за неделю, шансов договориться о встрече мало, разве что «втиснуться» на 5 минут между другими заранее оговоренными встречами.

Лайфхак 4: Если вы хотите посмотреть, как представлены стенды известных компаний, составьте их список заранее.

Атмосфера и нетворкинг на Web Summit

Мы знали о том, что конференция Web Summit огромна. Но уверяем, как бы вы не готовились, если вы едете первый раз – масштаб впечатлит и в первый день собьет с толку. Зато на второй день начинаешь приходить в себя и кайфовать от всего. И от очередей, где можно легко начать разговор с абсолютно любым человеком, и от большого количества стендов, и от ярких персонажей, и от атмосферы.

Коммуникация на саммите максимально упрощена. Все понимают, что время ограничено и нет смысла делать долгие вступления. Привет – Почему здесь? – разговор строится максимально просто. Участники пытаются сразу узнать кто ты, чтобы знать тратить на тебя больше времени или не тратить.

При том, что большинство сюда приезжает найти идеи/деньги/людей, здесь не принято активно продавать. В этом смысле быть новичком на Web Summit было неплохо. Когда говоришь, что впервые здесь и приехал посмотреть, это помогает не выглядеть так, как будто ты что-то хочешь «впарить», и разговор получается более открытым.

Ребят из Украины было много. На церемонии открытии сказали, что украинское сообщество было одним из самых многочисленных. При этом украинского стенда в этом году пока не было, хотя мы видели стенды самых разных стран: Польша, Катар, Швейцария, Голландия, Франция, Саудовская Аравия.

Крупные компании делали необычные стенды, добавляли шоу и интертеймент. Например, известная в области CRM-продуктов компания SAP сделала возле стенда баскетбольное поле, где можно было развлечься, забрасывая мячи.

Презентации мы практически не посещали, так как решили их смотреть уже в записи и расставить приоритеты в пользу нетворкинга. Свободного времени в принципе не было.

Лайфхак 5: Советуем начинать день с просмотра стартапов, пока ребята на стендах еще не «напитчились» и не устали. Общение со стартаперами дает возможность увидеть тренды, понять какие индустрии и технологии сейчас активнее развиваются, увидеть новые идеи. Ближе к полудню и до вечера можно назначать встречи, где можно вместе выпить кофе или покушать.

Лайфхак 6: Планируйте время и место встреч с учетом того, что переход с локации на локацию может занять 15-30 минут. Найтись в этом огромном муравейнике иногда непросто, но это тоже возможность пройти первый барьер в общении.

Неформальный вечерний нетворкинг на Night Summit также очень важен, завязываются полезные знакомства, в расслабленной атмосфере проще расположить к себе человека, выстроить личный контакт, а уже на следующий день встретиться обсудить возможное сотрудничество.

Q&A: отвечают участники команды

  1. Как быть эффективным на мероприятии в 70000 человек?

  2. Главный лайфхак по подготовке, который вы не учли, но используете в следующем году?

  3. Какие ключевые tech тренды этого года?

  4. Зачем ехали и оправдал ли веб саммит ваши ожидания? Самый ценный тейкевей.

  5. Какой трек передает атмосферу Web Summit?

Ира, Business Development Manager

  1. 70 тыс. человек — это не так много, если хорошо знаешь свою ЦА. Много людей при первом взгляде отсеивается, еще больше при внимательном изучении. Посему нужно не распыляться, а тратить время только на то общение, которое может вести к партнерству.
  2. Начать отбирать контакты еще раньше и еще скрупулёзнее. Сократить длительность встреч до 20 мин., чтобы успеть больше.
  3. Тренды — Блокчейн и ИИ. Но понятно, что этим уже не удивишь, и что рынок уже перенасыщен.
  4. Оправдал. Ехали за горячими лидами. Я говорю на норвежском, и мне это здорово помогло мне в общении со скандинавскими партнерами.
  5. Apashe — The Good The Bad & The Fake

Игорь, Strategic Partnership Manager

  1. Холодная голова, абсолютная ясность намерений. И тогда количество участников не имеет значения.
  2. К счастью, мною все было учтено.
  3. AI для чего угодно.
  4. Ожидания оправдались сполна. Takeaway: Get up! Dress up! Show up! And Never Give Up!
  5. Sam&Dave — Hold On I’m Coming

Яна, Business Development Executive

  1. На мероприятии такого масштаба нужно учесть, что будешь много ходить, поэтому нужна суперудобная обувь. Это поможет сохранить личный комфорт и уменьшит усталость в последующие дни. Эффективности придаст подготовка, проведенная заранее. Разведать масштабы можно по картам, узнать кто и откуда едет по спискам посетителей в официальном приложении, провести предварительные встречи и т.д.
  2. Если вы sales, не берите много раздаточного материала, лучше все в электронном варианте на планшете. Если носить с собой тяжелый рюкзак по огромной территории, под конец дня уже не останется сил.
  3. Так как мы ездили впервые, сложно судить о трендах и о том, насколько они изменились по сравнению, например, с прошлым годом. Смотрела на те индустрии, на которых фокусируется наша компания. Запомнились интерактивные продукты в сфере Hospitality.
  4. Целью было прочувствовать ИТ-рынок, оценить свои сильные и слабые стороны, совмещая с новыми знакомствами и бизнес-встречами. Основным тейкевеем я бы назвала навык «ориентируйся на месте и не упускай возможностей».
  5. The Script — Hall of Fame ft. will.i.am

Андрей, Delivery Manager

  1. Конференция – это хорошее поле для поиска нужных людей, все приехали с какой-то целью, здесь большая вероятность найти то, что тебе надо. Чтобы не растеряться в таком муравейнике, нужно быть собранным, но при этом открытым и на легкой волне. Если встреча запланирована, сразу обозначать цель, говорить конкретику, соблюдать таймлайн встреч.
  2. В команде мы работали порознь, и подводили общие итоги дня только вечером. При этом я работал в паре с коллегой, которая находилась в это время в украинском офисе. Все получилось, как запланировано. Момент, который не учли – заранее иметь готовые шаблоны follow up писем, которые приходилось отправлять в большом количестве: «отлично встретились, давайте держать контакт, профиль в линкедин, бриф о компании».
  3. Было много решений, связанных с навигацией, логистикой, доставкой, часто звучали Internet of Things, AR, AI. Блокчейн на хайпе – примерно 60% от всех стартапов используют эту технологию.
  4. Web Summit – значимое мероприятие в tech-мире, которое стоит посещения. Самый ценный тейкевей – это драйв и контакты, с которыми я продолжаю работать уже после конференции.
  5. Old Gods of Asgard — Take Control

Итоги

Поездка на Web Summit – это не бюджетное мероприятие, даже если вы едете без стенда. Но оно оправдывает затраты и усилия, если хорошо готовиться и ехать с конкретной целью.

Начинать готовиться оптимально за полгода до конференции. Таким образом можно получить хорошие цены на билеты, найти и «подогреть» будущие контакты, спокойно подготовить промо материалы.

Подобные мероприятия – это хороший тимбилдинг, даже если вы не работаете над одним конкретным продуктом и у вас нет стенда. Чтобы быстро принимать решения в разных ситуациях, важно договориться «на берегу» о том, кто за какие задачи будет отвечать. Опыт поездки Web Summit пригодится вам при посещении любой крупной мировой конференции.

Значительная часть работы происходит после возвращения – контакты и личные знакомства работают при грамотном follow up.

До встречи на Web Summit 2020!

Есть идея?

Сделайте первый шаг к новым возможностям

Свяжитесь с нами, чтобы обсудить варианты реализации. Вы получите бесплатную консультацию и оценку работ.