Welche Software man für das Geschäft auswählt

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Im Jahre 2019 werden alle großen Aufgaben im Alltag und in der Wirtschaft mit Hilfe von Technologie gelöst. Auf ein Signal des Smartphone hin beginnt der über WLAN verbundene Wasserkocher Wasser zu erwärmen, in der Fabrik übergeben Chat-Bots Signale von Sensoren, und CRM-Systeme erinnern an den rechtzeitigen Anruf eines Kunden.

In einer Zeit, in der Messenger, CRM- und ERP-Lösungen und Handy-Apps zu gewöhnlichen Werkzeugen werden, erscheinen auch bei den konservativsten Unternehmen folgende Ziele auf der Agenda auf:

  • Automatisierung von Routineprozessen;
  • Offline- in Online-Prozesse umwandeln;
  • Aufbau einer bequemen Kommunikation mit den Kunden und innerhalb des Unternehmens;
  • Herstellen einer effektiven Rechnungsführung und Kontrolle;
  • Eigene Dienstleistungen modernisieren;
  • allgemeine Entwicklung.

Die Auswahl basiert auf einer Reihe von Kriterien:

  • Kosten;
  • notwendige Funktionen;
  • Zeiträume;
  • Entwicklungsmöglichkeiten;
  • Anwenderfreundlichkeit.

Standardlösung oder individuelles Produkt

Die Standardlösung

Wozu „das Rad neu erfinden“, wenn man bereits gemachte Erfahrungen nutzen kann, verpackt in ein fertiges Produkt.

Die traditionelle Standardlösung (off-the-shelf software, d.h. „von der Stange“) sind Programmpakete, die für die Massenanwendung entwickelt worden. Nach dem Kauf wird es auf dem Computer installiert. Zum Beispiel: Programmpakete für das Büro, Mail-Clients, Programme für Lager- und Buchhaltung.

Mit der Entwicklung der Cloud-Technologie wurden die SaaS-Plattformen zu beliebten Varianten der Standardlösungen (software-as-a-service, d.h. „Software als Dienstleistung“). SaaS ist eine Software, die man nicht auf dem Rechner installieren muss, sie ist von verschiedenen Systemen aus online zugänglich. Das Unternehmen kauft keine Software, sondern bezahlt ein monatliches Abonnement und erhält einen Account. Zum Beispiel: CRM- und ERP-Lösungen, Projektmanagementprogramme, Marketingwerkzeuge.

Vorteile

Ein fertiges Produkt kostet eine Größenordnung weniger als eine Neuanfertigung von Grund auf und ist schnell und einfach installiert. Die Software wurde von vielen Anwendern ausgearbeitet und getestet und beinhaltet garantierte Lösungen, die für bestimmte Zwecke funktionieren. Es gibt genug passende Varianten aus einer erschwinglichen Auswahl.

Wenn man anfängt, mit einer Fertigsoftware zu arbeiten, lässt sich die eigene Arbeit besser vorausplanen. Für gewöhnlich gibt es kostenlose Demoversionen und Bewertungen anderer Nutzer.

Nachteile

Grundlegende Nachteile fertiger Software resultieren daraus, dass sie eine begrenzte Auswahl an Funktionen und Einstellungen hat. Die Verwendung typischer Lösungen bietet keine Möglichkeit zur Abgrenzung von Konkurrenten.

Es gibt desweiteren Nachteile technischer Natur: Die Abhängigkeit vom Anbieter der Leistungen und der Qualität seiner Arbeit, der nur begrenzten Kontrolle über die eigenen Daten, die Limitierung der Anwenderzahl.

Individuell angefertigte Software

Individuell zugeschnittene Software (bespoke/custom software) sind Lösungen, die speziell auf Besonderheiten des Unternehmens zugeschnitten sind. In der Mehrheit der Fälle vergibt man den Auftrag zur Ausarbeitung der Software an externe IT-Firmen, wo an dem Projekt eine Gruppe von Spezialisten arbeitet – Business-Analytiker, Entwickler, Tester. Eine solche Software nennt man im Englischen auch „tailor made“, d.h. man vergleicht es mit einem maßgeschneiderten Anzug. Sie entsteht unter Berücksichtigung rechtlicher Unternehmensaspekte, seines Marketings und Geschäftsmodells.

Zu einem Investment in eine eigene Software kommt die Mehrheit der Unternehmen in einer reiferen Phase, wenn die Geschäftsprozesse sich bereits ausgeformt haben und der Preis nicht mehr die größte Rolle spielt.

Es ergibt sich die Notwendigkeit für zusätzliche Funktionen im Laufe der Weiterentwicklung des Unternehmens. Es wird günstiger, eine neue Lösung von Grund auf zu beauftragen anstatt mit der Standardvariante weiter zu arbeiten.

Vorteile

Bestimmende Faktoren für die Auswahl dieser Variante sind die Flexibilität, die Möglichkeit zur Berücksichtigung aller Besonderheiten des Unternehmens, das Hinzufügen notwendiger Funktionen und das Absetzen von den Konkurrenten u.a. durch diese Software.

Bei der Verwendung eigener IT-Lösungen gibt es keine Begrenzung der Anwenderzahl.

In der langfristigen Perspektive können sich die Kosten einer individuellen Anfertigung sogar als niedriger erweisen als bei einer fertigen Standardsoftware, dank der Einarbeitung nur der notwendigen Funktionen.

Nachteile

Die Aufstellung einer eigenen Software ist ein ressourcenintensiver Prozess. Die Unternehmen haben zu kämpfen mit hohen Kosten in der Anfangsphase, Schwierigkeiten bei der Auswahl der Auftragnehmer, der Dauer der Entwicklung und Einführung, den hohen Kosten bei Projektierungsfehlern und der Notwendigkeit der Unterhaltung interner und externer IT-Arbeitsgruppen.

Fazit

Fertige Software kommt in Frage für neue Unternehmensbereiche, Start-Ups, für konservative Firmen, die erst anfangen, auf ein moderneres Modell umzusteigen. Wenn die Geschäftsprozesse sich noch formieren und oft ändern, ist eine Investition in eine eigene Software riskant. Die Fertiglösung erlaubt es in der Regel, alle grundlegenden Erfordernisse in einem konkreten Bereich abzudecken, Routineprozesse zu automatisieren und dabei auch beträchtlich einzusparen. Diese Variante lockt auch damit, dass sie leicht und schnell zu installieren ist, sogar ohne Hilfe von IT-Spezialisten.

Eine individuell angefertigte Software passt zu reifen Unternehmen, in denen die Geschäftsprozesse bereits stabil sind. Die Funktionen der fertigen Software können hier bereits nicht mehr ausreichen. Individuelle Programme werden zu einem Teil der Konkurrenzfähigkeit der Firmen, ihren Investitionen. Sie erlaubt es, sich erfolgreich zu entwickeln und das Geschäft zu erweitern.

Wie Sie feststellen, dass Ihr Geschäft eine individuell zugeschnittene Software benötigt

  1. Die Übereinstimmung der Software mit den individuellen Besonderheiten Ihres Geschäfts steht an erster Stelle.
  2. Ihre derzeitige Software ist unzureichend, Ihre IT-Infrastruktur benötigt Erneuerung.
  3. Sie wenden weiter Zeit auf für die manuelle Abarbeitung von Prozessen anstatt sie zu automatisieren.
  4. Sie stellen fest, dass die Technologie sich weiter entwickelt, aber in Ihrer Branche keine passende Fertiglösung existiert.
  5. Um alle Funktionen abzudecken, nutzen sie einige Standardprogramme.
  6. Sie planen eine Erweiterung ihres Geschäfts.

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