Die Erfahrungen des Soft Industry Alliance Teams auf der WebSummit-2019 Konferenz: Impressionen und Lifehacks

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Vom 4. bis 7. November 2019 fand in Lissabon der Web Summit statt – die größte IT-Konferenz in Europa.

Wir haben früher in einem Artikel geschrieben, was Web Summit ist und was wir vorhaben, wenn wir dorthin zum ersten Mal fahren.

Unmittelbar nach unserer Rückkehr schwirrte alles Kopf herum von Informationen und Eindrücken. Und schließlich, als sich alles beruhigt hat und ein wenig Freizeit aufgetaucht ist, wollen wir von dieser Erfahrung erzählen.

Wie wir uns auf die Reise zum Web Summit vorbereitet haben

Das Team begann die Vorbereitung schon zwei Monate im Voraus . Jetzt kann man sagen, dass es eine ziemlich kurze Zeit ist. Einer unserer Jungs kam einen Monat vor der Konferenz ins Team, und laut ihm ist das nicht genug.

Organisatorische Momente

Dazu gehörte der Kauf von Tickets für den Web Summit, Flugtickets, die Buchung von Unterkunft.

Auf dem Weg nach Lissabon sahen wir uns einer Situation höherer Gewalt gegenüber, als wir unsere Busfahrkarten von Madrid aus wechseln mussten. Infolgedessen kamen wir später an, als wir erwartet hatten. Es ist gut, dass wir Zeit in Reserve hatten.

Lifehack 1: Wenn möglich, kommen Sie mindestens einen Tag vor dem Start, damit Sie bei unvorhergesehenen Umständen immer noch Zeit haben, sich ruhig niederzulassen, sich auszuruhen und es sich zu gewöhnen. Es stehen noch 4 sehr arbeitsreiche Tage bevor.

Lifehack 2: Bei Ihrer Ankunft in Lissabon empfehlen wir Ihnen, lokale SIM-Karten zu kaufen. Es gab keine Probleme mit WLAN im Altice Arena Pavillon, wo der Web Summit stattfindet, aber außerhalb des Pavillons war es schwierig und das mobile Internet half wirklich.

Das Navigieren in der Stadt war nicht schwierig, aber wir entschieden uns speziell für eine Unterkunft in der Nähe des Konferenzortes. Wir benutzten oft Uber – wenn wir alle gleichzeitig unterwegs waren, kostete es nicht viel mehr als die U-Bahn.

Werbematerialien

Speziell für den Web Summit haben wir die Präsentation des Unternehmens aktualisiert, ein Portfolio mit einer Aufschlüsselung nach Geschäftsbereichen und Visitenkarten für die Teammitglieder erstellt.

Zusätzlich zu den Standardmaterialien, speziell für die Reise, haben wir mehrere Minidrucker gefunden, so dass wir nach dem Treffen ein gemeinsames Foto drucken und es sofort einer Person übergeben konnten. Das half uns, die Erinnerung an uns zu bewahren.

Wir hatten auch Branding-Geschenke dabei. Wir haben verstanden, dass sie im Trubel des Pavillons wahrscheinlich nicht angemessen sind, aber beim Besuch der Büros der Partner in Lissabon waren kleine Geschenke nützlich.

Für potenzielle Kunden haben wir ein spezielles Angebot für unsere Dienstleistungen in Form eines elektronischen Zertifikats entwickelt, das wir nach der Kommunikation auf der Konferenz verschickt haben.
Einen Monat vor dem Web Summit kündigten wir unsere Reise an und begannen, kleine Notizen zu dieser Konferenz in sozialen Netzwerken zu veröffentlichen. Außerdem erstellten wir einen Online-Kalender zur Buchung der Termine.

Untersuchung potenzieller Leads

Die Suche und Auswahl der Kontakte, die Analyse der Informationen über sie, Wecken der Interesse an unseren Dienstleistungen und die Buchung von Meetings – das war der umfangreichste Teil unserer Vorbereitung.
Wir hatten nicht vor, mit dem Stand auszustellen und verstanden, dass wir nicht nur auf Kommunikation und die Suche nach Kontakten an Ort und Stelle setzen sollten. Die Aufgabe bestand darin, den Web Summit zu einer Plattform für ein spezifisches Gespräch über Zusammenarbeit und persönliches Treffen mit potenziellen Partnern zu machen.

Lifehack 3: Um echte Geschäftstreffen abzuhalten, ist es wichtig, in ein paar Monaten nach Kontakten zu suchen. Wenn Sie in einer Woche an eine Person schreiben, besteht nur eine geringe Chance, einen Termin zu vereinbaren, es sei denn, Sie drücken sich zwischen anderen im Voraus vereinbarten Terminen für 5 Minuten ein.

Lifehack 4: Wenn Sie sehen wollen, wie die Stände berühmter Unternehmen präsentiert werden, machen Sie sich vorab eine Liste von denen.

Atmosphäre und Networking beim Web Summit

Wir wussten, dass die Web Summit Konferenz riesig ist. Aber wir versichern Ihnen, dass, egal wie viel Sie sich vorbereiten, wenn Sie zum ersten Mal hingehen – die Größenordnung wird beeindruckend sein und am ersten Tag wird verwirrend sein. Aber am zweiten Tag fängt man an, zur Besinnung zu kommen und von allem Hochgefühl zu profitieren. Und von den Warteschlangen, in denen man leicht mit jedem ins Gespräch kommen kann, und von einer großen Anzahl Ständer, von der Menge der interessanten Persönlichkeiten und von der Atmosphäre.

Die Kommunikation auf dem Summit ist maximal vereinfacht. Jeder versteht, dass die Zeit begrenzt ist, und es hat keinen Sinn, lange Einführungen zu machen. Hallo – Warum sind Sie hier? – Das Gespräch ist so unkompliziert wie möglich. Die Teilnehmer versuchen auf einmal herauszufinden, wer du bist, um zu verstehen, ob sie mehr Zeit mit dir verbringen sollen oder nicht.

Obwohl die Mehrheit hierher kommt, um Ideen/Geld/Leute zu finden, ist es nicht üblich, hier aktiv zu verkaufen. In diesem Sinne war es eine gute Idee, neu bei Web Summit zu sein. Wenn Sie sagen, dass Sie zum ersten Mal hierher gekommen sind, um etwas zu sehen, hilft es, nicht so auszusehen, als ob Sie etwas verkaufen möchten, und das Gespräch wird offener.

Es gab eine Menge Leute aus der Ukraine. Bei der Eröffnungsfeier sagte man, dass die ukrainische Gemeinschaft eine der größten sei. Gleichzeitig gab es in diesem Jahr keinen ukrainischen Stand, obwohl wir die Stände verschiedener Länder gesehen haben: Polen, Katar, Schweiz, Holland, Frankreich, Saudi-Arabien.

Große Unternehmen machten ungewöhnliche Stände, fügten Shows und Unterhaltung hinzu. Zum Beispiel hat SAP, ein bekanntes Unternehmen auf dem Gebiet der CRM-Produkte, ein Basketballfeld in der Nähe des Standes errichtet, auf dem es möglich war, Spaß beim Werfen der Bälle zu haben.

Wir haben Präsentationen praktisch nicht besucht, da wir beschlossen haben, sie im Rekord zu betrachten und Prioritäten für die Vernetzung zu setzen. Grundsätzlich gab es keine Freizeit.

Lifehack 5: Wir empfehlen Ihnen, den Tag mit Startups zu beginnen, bevor die Leute auf den Ständen noch nicht genug haben und müde sind. Die Kommunikation mit den Start-up-Unternehmen gibt uns die Möglichkeit, Trends zu sehen, zu verstehen, welche Branchen und Technologien sich jetzt aktiver entwickeln, und neue Ideen zu sehen. Am Nachmittag und bis zum Abend können Sie Meetings vereinbaren, bei denen Sie zusammen Kaffee trinken oder essen können.

Lifehack 6: Planen Sie den Zeitpunkt und den Ort der Besprechungen unter Berücksichtigung der Tatsache, dass der Übergang von Ort zu Ort 15 bis 30 Minuten dauern kann. Einander in diesem riesigen Ameisenhaufen zu finden ist manchmal schwierig, aber es ist auch eine Gelegenheit, die erste Barriere in der Kommunikation zu überwinden.

Informelles Networking am Abend beim Night Summit ist ebenfalls sehr wichtig, es werden nützliche Kontakte geknüpft, in einer entspannten Atmosphäre ist es einfacher, eine Person für sich einzunehmen, einen persönlichen Kontakt aufzubauen und sich bereits am nächsten Tag zu treffen, um mögliche Kooperationen zu besprechen.

F&A: Die Teammitglieder antworten

  1. Wie kann man bei einer Veranstaltung mit 70.000 Personen effektiv sein?

  2. Der wichtigste Lifehack für die Vorbereitung, den Sie nicht berücksichtigt haben, sondern im nächsten Jahr nutzen?

  3. Was sind die wichtigsten Technologietrends in diesem Jahr?

  4. Warum haben Sie den Web Summit besucht und ob er Ihre Erwartungen erfüllt hat? Der wertvollste Takeaway.

  5. Welcher Track vermittelt die Atmosphäre des Web Summits?

Ira, Business Development Manager

  1. 70.000 Menschen sind nicht so viele, wenn man seine Zielgruppe gut kennt. Es ist wichtig, sich nur mit der Kommunikation zu beschäftigen, die zu einer Partnerschaft führen kann.
  2. Beginnen Sie, Kontakte noch früher und gründlicher auszuwählen. Verkürzen Sie die Dauer von Meetings auf 20 Minuten, um mehr nachzuholen.
  3. Die Trends sind Blockchain und KI. Aber es ist klar, dass dies keine Überraschung mehr ist und dass der Markt bereits übersättigt ist.
  4. Die Erwartungen wurden erfüllt. Wir wollten heiße Leads bekommen. Ich spreche Norwegisch, und es half mir, mit skandinavischen Partnern zu kommunizieren.
  5. Apashe – The Good The Bad & The Fake

Igor, Strategic Partnership Manager

  1. Kalter Kopf, absolute Klarheit der Absicht. Und dann spielt die Anzahl der Teilnehmer keine Rolle.
  2. Glücklicherweise habe ich alles in Betracht gezogen.
  3. KI für irgendetwas.
  4. Die Erwartungen wurden voll erfüllt. Takeaway: Get up! Dress up! Show up! And Never Give Up!
  5. Sam&Dave – Hold On I’m Coming

Yana, Business Development Executive

  1. Bei einem Event dieser Größenordnung sollte man bedenken, dass man viel laufen wird, also braucht man super bequeme Schuhe. Dies trägt dazu bei, den persönlichen Komfort zu erhalten und die Müdigkeit in den folgenden Tagen zu reduzieren. Die im Voraus gemachte Vorbereitung macht alles effektiver. Sie können den Maßstab nach Karte erkunden, herausfinden, wer und woher ankommt, anhand der Besucherlisten auf der Website, Vorbesprechungen durchführen, usw.
  2. Wenn Sie ein Sales sind, nehmen Sie nicht viele Handouts, es ist besser, alles elektronisch auf dem Tablett zu machen. Wenn man einen schweren Rucksack über eine riesige Fläche trägt, wird er am Ende des Tages keine Kräfte mehr haben.
  3. Da wir zum ersten Mal gereist sind, ist es schwer zu beurteilen, welche Trends und wie stark sie sich im Vergleich zum Beispiel mit dem vorigen Jahr verändert haben. Ich habe mir die Branchen angesehen, auf die sich unser Unternehmen konzentriert. Ich erinnere mich an die interaktiven Produkte im Bereich Hospitality.
  4. Ziel war es, den IT-Markt zu erspüren, seine Stärken und Schwächen zu bewerten und neue Bekanntschaften mit Geschäftsgesprächen zu verbinden. Den wichtigsten Takeaway würde ich die Fertigkeit „Orientieren Sie sich am Ort und verpassen Sie keine Chancen“ nennen.
  5. The Script – Hall of Fame ft. will.i.am

Andrei, Delivery Manager

  1. Eine Konferenz ist ein gutes Feld, um die richtigen Leute zu finden. Alle kamen zu einem bestimmten Zweck. Es besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass Sie finden, was Sie brauchen. Um in einem solchen Ameisenhaufen nicht verwirrt zu werden, muss man fokussiert, aber gleichzeitig offen sein und sich entspannt fühlen. Wenn eine Besprechung geplant ist, geben Sie sofort das Ziel an, sprechen Sie Einzelheiten und halten Sie den Zeitplan der Besprechungen ein.
  2. Als Team haben wir getrennt gearbeitet und die allgemeinen Ergebnisse des Tages erst am Abend zusammengefasst. Gleichzeitig arbeitete ich mit einem Kollegen zusammen, der zu dieser Zeit im ukrainischen Büro war. Alles verlief wie geplant. Der Moment, den wir nicht in Betracht zogen, bestand darin, fertige Vorlagen für Folgebriefe zu haben, die in großer Zahl gesendet werden mussten: „Wir haben uns gut getroffen, bleiben wir in Kontakt, Linkedinprofil, kurze Informationen über das Unternehmen.“
  3. Es gab viele Lösungen im Zusammenhang mit Navigation, Logistik, Lieferung, oft klang Internet of Things, AR, AI. Blockchain ist sehr gefragt – etwa 60% aller Startups.
  4. Der Web Summit ist ein bedeutendes Ereignis in der Tech-Welt, das einen Besuch wert ist. Der wertvollste Takeaway ist der Drive und die Kontakte, mit denen ich nach der Konferenz weiterarbeite.
  5. Old Gods of Asgard – Take Control

Zusammenfassung

Eine Reise zum Web Summit ist kein Budget-Event, auch wenn Sie ohne Stand unterwegs sind. Aber es rechtfertigt die Kosten und den Aufwand, wenn Sie sich gut vorbereiten und sich für einen bestimmten Zweck entscheiden.

Bereiten Sie sich sechs Monate vor der Konferenz optimal vor. So können Sie gute Ticketpreise erzielen, zukünftige Kontakte finden und „aufwärmen“ sowie Werbematerialien in aller Ruhe vorbereiten.

Solche Veranstaltungen sind ein gutes Teambuilding, auch wenn Sie nicht an einem bestimmten Produkt arbeiten und keinen Stand haben. Um in verschiedenen Situationen schnelle Entscheidungen treffen zu können, ist es wichtig, sich „on the shore“ darauf zu einigen, wer für welche Aufgaben zuständig ist. Die Erfahrung der Web Summit Reise wird für Sie nützlich sein, wenn Sie irgendwelche andere große Weltkonferenz besuchen.

Ein wesentlicher Teil der Arbeit findet nach der Rückkehr statt – Kontakte und persönliche Bekanntschaften arbeiten mit kompetenten Folgemaßnahmen.

Wir sehen uns auf dem Web Summit 2020!

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